Fokus utama dalam Rapat tahunan ini adalah evaluasi menyeluruh terhadap program kerja tahun sebelumnya serta penyusunan anggaran yang lebih tepat sasaran. BAPOMI Batu Bara menyadari bahwa kendala utama dalam pengembangan atlet sering kali terletak pada pendanaan yang tidak efisien. Oleh karena itu, dalam rapat ini ditekankan pentingnya transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana hibah maupun bantuan dari pihak swasta. Dengan pengelolaan keuangan yang sehat, program pembinaan atlet mulai dari tingkat dasar hingga pengiriman kontingen ke kejuaraan besar dapat berjalan tanpa hambatan finansial yang berarti.
Penyusunan Visi besar organisasi untuk lima tahun ke depan juga menjadi sorotan utama. BAPOMI ingin menjadikan Batu Bara sebagai lumbung atlet mahasiswa berprestasi di Sumatera Utara. Visi ini tidak hanya mencakup raihan medali, tetapi juga pembangunan infrastruktur olahraga yang terintegrasi dengan lingkungan kampus. Dalam diskusi yang berlangsung dinamis, muncul gagasan untuk membangun pusat pelatihan terpadu yang dapat digunakan bersama oleh mahasiswa dari berbagai perguruan tinggi di Batu Bara. Hal ini bertujuan agar standar latihan atlet tetap terjaga meskipun mereka berasal dari institusi yang berbeda.
Langkah strategis BAPOMI dalam merangkul pemerintah daerah juga membuahkan hasil positif. Dalam rapat tersebut, perwakilan pemerintah memberikan komitmen untuk memberikan dukungan berupa beasiswa prestasi bagi mahasiswa yang berhasil mengharumkan nama Batu Bara di podium juara. Dukungan ini diharapkan menjadi pemacu semangat bagi para atlet untuk tidak hanya fokus di lapangan, tetapi juga tetap menjaga performa akademik mereka di ruang kelas. Sinergi antara prestasi olahraga dan prestasi akademik adalah landasan utama dalam mencetak generasi muda yang tangguh dan cerdas secara intelektual.
Selain itu, rapat tahunan ini juga membahas mengenai standarisasi kepelatihan dan perwasitan. BAPOMI Batu Bara berencana mengadakan pelatihan bersertifikat bagi pelatih lokal agar memiliki kualifikasi yang diakui secara nasional. Dengan memiliki tenaga ahli yang kompeten, proses rekrutmen atlet mahasiswa akan menjadi lebih objektif dan profesional. Tidak ada lagi sistem titipan; semua berdasarkan data performa dan potensi fisik yang terukur. Olahraga di tingkat mahasiswa harus dikelola dengan pendekatan sains agar hasil yang dicapai dapat diprediksi dan terus ditingkatkan dari waktu ke waktu.
